อ.กิตติมา แซ่โห อาจารย์ประจำสำนักอำนวยการ แชร์ประสบการณ์เกี่ยวกับการนำ AI เครื่องมือใหม่มาช่วย พัฒนาแบบฟอร์ขอรับบริการจัดเลี้ยงด้วย Google Apps Script
พัฒนาแบบฟอร์มขอรับบริการจัดเลี้ยง (Catering Event Order : CEO)” เกิดขึ้นจากปัญหาเดิมของการรับงานจัดเลี้ยงผ่านอีเมล ซึ่งมักพบว่าข้อมูลที่ผู้ขอใช้บริการส่งมาไม่ครบถ้วน เช่น ไม่ระบุวันเวลา จำนวนผู้เข้าร่วม หรือรายละเอียดงบประมาณ ทำให้เจ้าหน้าที่ต้องติดต่อกลับเพื่อสอบถามเพิ่มเติม อีกทั้งการบันทึกข้อมูลด้วยตนเองลง Google Sheets และการสร้างนัดหมายใน Google Calendar ยังมีโอกาสเกิดความผิดพลาดหรือตกหล่น ส่งผลต่อความรวดเร็วและความถูกต้องในการให้บริการ จึงได้มีการพัฒนาระบบ “Catering Event Order : CEO” ขึ้น โดยใช้ Google Forms ร่วมกับ Google Apps Script เพื่อสร้างแบบฟอร์มมาตรฐานสำหรับการขอใช้บริการจัดเลี้ยง ให้ผู้ใช้งานกรอกข้อมูลที่จำเป็นได้ครบถ้วนในครั้งเดียว ข้อมูลทั้งหมดจะถูกส่งเข้าสู่ Google Sheets อัตโนมัติ เพื่อใช้เป็นฐานข้อมูลกลางสำหรับจัดเก็บและติดตามงาน
ภายในระบบมีการพัฒนา Script เพื่อช่วยลดขั้นตอนการทำงาน เช่น การส่งอีเมลตอบรับอัตโนมัติเมื่อมีการส่งคำขอ การแจ้งเตือนเจ้าหน้าที่เมื่อมีรายการใหม่ รวมถึงการสร้างนัดหมายใน Google Calendar เพื่อช่วยให้ทีมงานสามารถติดตามกำหนดการจัดงานได้อย่างเป็นระบบ นอกจากนี้ยังสามารถอัปเดตสถานะการดำเนินงานและแจ้งกลับไปยังผู้ขอใช้บริการได้ทันทีผ่านอีเมล
แนวทางดังกล่าวช่วยเปลี่ยนรูปแบบการทำงานจากระบบ Manual ที่ต้องจัดการข้อมูลด้วยตนเอง ไปสู่ระบบกึ่งอัตโนมัติ (Semi-Automation) ที่มีความรวดเร็ว ลดความผิดพลาด เพิ่มความเป็นมาตรฐานในการให้บริการ และสามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้ง่าย อีกทั้งยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการงานจัดเลี้ยง และรองรับการนำข้อมูลไปวิเคราะห์เพื่อพัฒนาการให้บริการในอนาคตได้อย่างยั่งยืน
ข้อมูลในส่วนนี้สงวนสิทธิ์ไว้เฉพาะบุคลากรมหาวิทยาลัยกรุงเทพ
กรุณากรอก Username ของท่าน โดยไม่ต้องตามด้วย @bu.ac.th
Sign in with your BU email without @bu.ac.th