อ.สุรพรรณ์ จันทร์ผ่องศรี และ คุณ เสาร์รัตน์ กลิ่นดอกบัว อาจารย์ประจำสำนักอำนวยการ แชร์ประสบการณ์เกี่ยวกับการนำ AI เครื่องมือใหม่มาช่วย การพัฒนาระบบรับ-ส่งจดหมาย แบบไร้กระดาษด้วย AI Agent
เรียนรู้ตั้งแต่การออกแบบฐานข้อมูล การใช้ Gemini ช่วย Generate Code การสร้าง Web App ผ่าน Google Apps Script ไปจนถึงการใช้งานจริง เช่น การรับเอกสาร การค้นหาและแก้ไขข้อมูล การเซ็นรับผ่านมือถือ และการส่ง Confirmation Email อัตโนมัติ
เริ่มต้นจากการวิเคราะห์ปัญหาของระบบเดิมก่อน ว่าการรับ–ส่งจดหมายยังใช้กระดาษ มีการจดข้อมูลด้วยมือ ค้นหายาก และใช้เวลานาน จากนั้นจึงออกแบบให้ทุกขั้นตอนอยู่ในรูปแบบดิจิทัลแทน
วิธีการทำระบบ
- เตรียมฐานข้อมูล
สร้าง Google Sheets สำหรับเก็บข้อมูลจดหมาย เช่น เลขที่เอกสาร วันที่รับ EMS ผู้ส่ง ผู้รับ ลายเซ็น และอีเมล เพื่อใช้เป็นฐานข้อมูลกลางของระบบ - ใช้ AI ช่วยสร้างระบบ
เปิด Gemini แล้วใช้ Prompt สั่งให้ AI สร้างโค้ด HTML, CSS และ JavaScript สำหรับระบบรับ–ส่งจดหมาย โดยกำหนดให้เชื่อมต่อกับ Google Sheets ที่เตรียมไว้ - นำโค้ดไปติดตั้งใน Google Apps Script
สร้างไฟล์ index.html และ Code.gs ใน Google Apps Script จากนั้นนำโค้ดที่ AI Generate มาใส่ แล้ว Deploy เป็น Web App เพื่อให้สามารถเปิดใช้งานผ่านลิงก์ได้ - ออกแบบหน้าใช้งานหลักของระบบ
แบ่งระบบออกเป็น 3 ส่วนหลัก ได้แก่ 1) หน้ารับจดหมาย 2) หน้าแก้ไขข้อมูล 3) หน้าส่งจดหมายและเซ็นรับ เพื่อให้ Workflow การทำงานครบตั้งแต่ต้นจนจบ - ใช้งานผ่านมือถือหรือแท็บเล็ต
พนักงานสามารถกรอกข้อมูลผ่าน Smartphone หรือ Tablet ได้ทันที และใช้ Voice Typing ช่วยกรอกข้อมูล เช่น EMS หรือชื่อผู้ส่ง เพื่อทำงานได้รวดเร็วขึ้น - เพิ่มระบบเซ็นรับและอีเมลอัตโนมัติ
เมื่อมีการส่งเอกสาร ผู้รับสามารถเซ็นชื่อบนหน้าจอ และระบบจะส่ง Confirmation Email ยืนยันการรับเอกสารอัตโนมัติ - ติดตามผลและปรับปรุงระบบ
หลังเริ่มใช้งานจริง มีการเก็บ Feedback และประเมินผลการใช้งานเพื่อนำมาปรับปรุงระบบให้ตอบโจทย์ผู้ใช้มากขึ้น
ข้อมูลในส่วนนี้สงวนสิทธิ์ไว้เฉพาะบุคลากรมหาวิทยาลัยกรุงเทพ
กรุณากรอก Username ของท่าน โดยไม่ต้องตามด้วย @bumail.net หรือ @bu.ac.th
Sign in with your BU email without @bumail.net or @bu.ac.th