อ.ภัชราวัลย์ เกิดทอง เลขานุการสายบริหารและบริการการศึกษา แชร์ประสบการณ์เกี่ยวกับการนำ AI เครื่องมือใหม่มาช่วยเรื่อง ยกระดับงานเอกสารด้วย Google Apps Script
การสร้างระบบ Email Automation เพื่อเปลี่ยนงานที่น่าเบื่อให้เป็นระบบอัตโนมัติ ด้วย Google App Script มีประเด็นสำคัญดังนี้
- ปัญหาจากการทำงานแบบเดิม
- เสียเวลาทำงานโดยไม่รู้ตัว: การตอบคำถามเดิม ๆ เช่น “รับเรื่องหรือยัง?” “ผู้บริหารพิจารณาหรือยัง?” หรือ “เสร็จหรือยัง?” แม้จะใช้เวลาตอบเพียง 1-2 นาทีต่อครั้ง แต่เมื่อรวมกันแล้วอาจกินเวลาหลายชั่วโมงต่อวัน
- เสี่ยงต่อความผิดพลาดสูง: การไล่ตอบทีละคนอาจทำให้พิมพ์ผิด ตอบช้า หรือลืมแจ้งบางคนได้
- ขั้นตอนการทำงานของระบบ Email Automation
- บันทึกข้อมูลใน Google Sheets: เริ่มต้นกระบวนการโดยบันทึกข้อมูลการรับ-ส่งเอกสารลงในตาราง เช่น เลขที่รับ วันที่ ชื่อเรื่อง และอีเมลผู้ส่ง
- อัปเดตสถานะการทำงาน: เลือกสถานะใน Google Sheets (เช่น รับเข้า, ระหว่างพิจารณา, เสร็จสิ้น) เพียงครั้งเดียวเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง
- ส่งอีเมลแจ้งสถานะอัตโนมัติ: ใช้ Google Apps Script ตรวจพบการเปลี่ยนแปลงข้อมูลและสั่งให้ระบบส่งอีเมลแจ้งผู้เกี่ยวข้องแทนการพิมพ์ตอบเอง
- การใช้ AI (Gemini) เป็นตัวช่วย
- เขียน Code ง่ายๆ: สามารถใช้ภาษาปกติคุยกับ Gemini เพื่อให้ช่วยร่างและปรับแก้ Code สำหรับ Google Apps Script ได้ แม้จะไม่เคยเขียนโค้ดมาก่อน
- Learning by doing: เน้นการทดลองนำโค้ดมาใช้และพูดคุยกับ AI ไปเรื่อยๆ เพื่อแก้ไขจุดที่ไม่ตรงความต้องการจนกว่าจะสำเร็จ
- เป้าหมายและประโยชน์ที่ได้รับ
- ลดการทำงานซ้ำซ้อนได้ 100%: ระบบทำงานบน Cloud ตลอด 24 ชั่วโมงโดยไม่ต้องเปิดคอมพิวเตอร์ทิ้งไว้
- เปลี่ยนบทบาทการทำงาน: เปลี่ยนจาก “ผู้ตอบ” ที่คอยตอบแชทและรับสายโทรศัพท์ มาเป็น “ผู้ออกแบบ” วางระบบให้ทำงานแทนอย่างยั่งยืน
- คืนเวลาให้งานสำคัญ: ลดงานจุกจิกเพื่อให้สามารถโฟกัสกับงานที่มีคุณค่าต่อองค์กรได้อย่างเต็มที่
ข้อมูลในส่วนนี้สงวนสิทธิ์ไว้เฉพาะบุคลากรมหาวิทยาลัยกรุงเทพ
กรุณากรอก Username ของท่าน โดยไม่ต้องตามด้วย @bumail.net หรือ @bu.ac.th
Sign in with your BU email without @bumail.net or @bu.ac.th