อ.ณัฐชา คำแฝง และ อ.สุดารัตน์ ขำละเอียด อาจารย์ประจำสำนักอำนวยการ แชร์ประสบการณ์เกี่ยวกับการนำ AI เครื่องมือใหม่มาช่วย การจัดทำเอกสารทางการของมหาวิทยาลัย (BU DigiDoc)
BU DigiDoc จะพาคุณไปรู้จักแนวคิดและการพัฒนา ระบบรวมเทมเพลตเอกสารทางการของมหาวิทยาลัยในรูปแบบดิจิทัล ที่ช่วยให้ทุกคนสามารถสร้างเอกสารได้ “ถูกต้อง มาตรฐานเดียวกัน และพร้อมใช้งานทันที” จากงานที่เคยต้องลองผิดลองถูก จะกลายเป็นงานที่ “ง่ายขึ้น เร็วขึ้น และเป็นมืออาชีพมากขึ้น”
- นวัตกรรมหรือแนวทางใหม่ที่ใช้
- Smart Digital Templates (MS Word Developer Tools): พัฒนาแม่แบบที่จำกัดการแก้ไขเฉพาะจุดที่จำเป็น พร้อมฝัง “Instructional Text” เพื่อแนะนำการกรอกข้อมูลในตัวไฟล์ ช่วยลดภาระในการศึกษาคู่มือและป้องกันความผิดพลาดในจุดสำคัญ เช่น ระยะขอบ (Margin) และรูปแบบตัวอักษร
- BU DigiDoc Centralized Repository: แหล่งรวบรวมแม่แบบมาตรฐานในพื้นที่ดิจิทัลส่วนกลางที่เข้าถึงง่ายและปลอดภัย ทำหน้าที่เป็น “Single Source of Truth” เพื่อให้บุคลากรมั่นใจว่าได้ใช้ไฟล์ฉบับล่าสุดที่ถูกต้องเสมอ แทนการส่งต่อไฟล์เก่าที่อาจผิดรูปแบบ
- แนวทาง/วิธีการดำเนินงาน (ระยะเวลา 6 เดือน)
- วิเคราะห์และกำหนดมาตรฐาน: รวบรวมและวิเคราะห์เอกสาร 4 ประเภทหลัก (จดหมายทางการ, บันทึกภายใน, ประกาศ, คำสั่ง) เพื่อเปรียบเทียบข้อผิดพลาดและกำหนดมาตรฐานการจัดวาง (Margin, Font, Size) ตามระเบียบงานสารบรรณ
- พัฒนา Smart Template: ใช้คุณสมบัติ Developer Tools ใน MS Word สร้างแม่แบบดิจิทัลที่ล็อกพื้นที่ส่วนประกอบหลักและฝังคำแนะนำการใช้งาน
- ทดสอบการใช้งาน (Pilot Test): นำร่องใช้งานในหน่วยงานสายวิชาการและสนับสนุน 3-4 แห่ง เป็นเวลา 1 เดือน เพื่อรวบรวมข้อเสนอแนะและบันทึกปัญหาอย่างเป็นระบบ
- ปรับปรุงและจัดทำคู่มือ: พัฒนาแม่แบบฉบับสมบูรณ์ตามผลการทดสอบ และจัดทำคู่มือการใช้งาน “BU DigiDoc”
ข้อมูลในส่วนนี้สงวนสิทธิ์ไว้เฉพาะบุคลากรมหาวิทยาลัยกรุงเทพ
กรุณากรอก Username ของท่าน โดยไม่ต้องตามด้วย @bu.ac.th
Sign in with your BU email without @bu.ac.th
Posted in Knowledge Sharing